辦公用品管理辦法

一、目的

1、加強辦公用品管理，規范辦公用品領、用；

2、有效控制管理成本，降低各項費用；

3、確保及時供給，保證各部室正常使用。

二、辦公用品定義：

本辦法涉及到的辦公用品為固定資產、日常性辦公用品及一般性用品：

1、固定資產類包括：桌椅、文件柜、電話、電腦、打印機、復印機等辦公設備、飲水設備及日常接待用品等。

2、一般辦公用品包括：

A類：電話、計算器、筆筒、訂書器、起訂器、文什夾、文件框、剪刀、打孔機、尺子、鼠標、鍵盤、工程技術人員使用的工具、安全帽等使用過程中保持原形態的物品為A類辦公用品，記入實物負責人臺帳。

B類：膠條、膠棒、橡皮、曲別針、大頭針、簽字筆芯、鉛筆、復寫紙、印刷品、名片、帳冊、檔案袋（盒）、電池、紙杯等使用后外觀改變或數量改變等物品，屬B類消耗品，不計入個人臺帳。

三、辦公用品的使用原則

1、員工應對辦公用品本著勤儉節約、杜絕浪費的原則，對于消耗品第二次發放時，必須以舊換新。

2、建立辦公用品實物負責人管理臺帳。A類辦公用品的使用期限至少為六個月后方可以舊換新（具體使用期限詳見《A類辦公用品使用期限一覽表》），而未達到規定期限，且非正常損壞的應由責任人照價賠償。

3、辦公用品應為辦公所用，不得據為己有或挪作它用。

4、不得用辦公用品干私活，謀私利。

5、不得將辦公用品隨意丟棄、廢置。

6、認真遵守操作規程，精心使用養護辦公設備。

四、辦公用品申請、購置、發放：

為提高工作效率，降低采購成本，節約人力物力，確保各部室正常辦公使用，辦公用品的申請、購置原則是“定期申請、統一采購、定期發放、合理使用”

（一）日常性用品

1、各部室、中心根據本部門辦公用品的消耗和使用情況，每月25日前訂制下月度辦公用申領計劃（填制《辦公用品申領單》），部門負責人簽字后報行政管理中心。

2、行政管理中心根據各部門遞交的《日常辦公用品申領單》，對照行政庫存后，匯制《辦公用品申購單》，經部門負責人簽字確認后，每月28日前呈請公司執行副總裁、總裁簽批，再將簽批《辦公用品申購單》轉至勤務部實施采購，勤務部應在3日內將用品采購到位。

（二）一般性、大宗用品申購

一般性、大宗用品的申購有需求部室填制《辦公用品申購單》，注明申購理由，由部室負責人簽字確認、逐級報請公司執行副總裁、總裁簽批后，將申購單轉交至行政管理中心實施采購。（大宗采購應簽訂《供貨協議》）

（三）臨時急用申購：

突發性的應急申購，一般指計劃外物品或突發性需求。由申購部門部門填寫《采購申請單》，部門經理簽字、總經理批準后交管理部購置。

勤務部采購人員應經常走訪市場，了解市場行情，及時掌握各類辦公用品價格信息，采購力求做到最優性價比。

（四）A類耐用品如需申請采購，須書面說明原因或憑壞損原物以舊換新，如人為損壞或丟失由責任人照價賠償。

（五）辦公用品定量配給及發放、領用

1、新入職人員每人發放中性筆、鉛筆各一支、筆記本一本，有特別需求的另行申請發放。

2、行政辦公室每月5日前依據各部室《辦公用品申領表》發放當月辦公用品。發放原則：以舊換新（使用后不能保存原型的以剩余物換領，使用后無形的除外）。

3、部室未申購的物品原則上不予發放 。

五、辦公用品的交接與回收：

員工因離職及工作崗位變動等原因，辦公用品及固定資產交接或返行政庫時，應嚴格遵守如下交接回收程序：

1、移交人需認真逐項列出物品清單，接收人在監交人的監督下，現場仔細點驗，由行政辦公室職員確認核對。

2、遇有丟失、損毀的物品，交接人須書面寫明情況，由行政辦公職員確認后，交由行政管理中心酌情初擬處理意見，呈報總裁批示后，追究移交人經濟責任。

六、行政辦公室職員職責：

行政辦公室職員行使行政管理員職責，負責如下工作：

1、建立固定資產、辦公用品臺帳、實物負責人物品領用保管臺賬。

2、根據行政庫存，做好辦公用品管理工作。根據辦公用品的消耗和領用情況，確定、保持合理的庫存種類和數量，以減少資用占用和確保正常使用。

3、每月定期完成辦公用品的采購、發放。

4、每月定期盤點資產及庫存物品，查對臺帳與實物，做到帳實相符。

5、每月抽查和盤點實物負責人臺帳，并跟進檢查使用情況。

6、負責辦公用品的交接與回收驗收確認，重新落實負責人，重新填制實物負責人臺帳、歸檔。

七、本管理辦法自簽批之日下發執行。

附表一：《日常辦公用品申領單》

附表二：《辦公用品申購單》

附表一：

XXX房地產開發有限公司

         月日常辦公用品申領單

申領時間：    年   月   日 

備注：

1、部門負責人根據本部門辦公用品正常使用損耗情況，合理填制此。

2、此表只限于日常性辦公用品及低值易耗品的申領。

附表二：

xxx房地產開發有限公司

辦公用品申購單

申購時間：    年   月   日 

備注：1、日常性辦公用品每月定期采由購行政辦管理員編制申購清單，逐級報批后由勤務部實施采購；

2、一般性采購、突發應急性采購由需求部門編制申購清單，逐級報批后交由行政管理中心勤務部采購。